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O propósito da assessoria empresarial é acompanhar todas as rotinas administrativas da empresa, para que os gestores foquem no planejamento estratégico.
Somos parceiros da empresa e seus gestores, onde nossa principal missão é tornar a vida dos gestores mais tranquila e confortáveis, com acompanhamentos de rotinas administrativas e com apontamento das falhas durante os processos, sempre conduzindo os trabalhos para o fechamento mensal, tendo como principal foco o planejamento estratégico com todas as informações, métricas, índices e relatórios para as tomadas de descrições.
Pois bem, independentemente do tamanho e do setor em que está inserida, uma empresa é o reflexo do seu nível de gestão. Entende-se por gestão toda e qualquer forma de controle que gera informações confiáveis para a tomada de decisões eficazes e o consequente alcance de resultados satisfatórios.
Assim, quando bem definida e executada, a gestão empresarial desempenha um papel de extrema importância, pois garante a organização das finanças da empresa, de forma a maximizar vendas, reduzir custos e eliminar desperdícios.
Além da melhoria financeira, a assessoria de gestão contribui para a padronização de processos, identificação de oportunidades e ameaças, formação de diferenciais de atuação mercadológica, definição de metas, avaliação da viabilidade de investimentos e aperfeiçoamento da liderança.
Em outras palavras, a assessoria de gestão define os rumos do negócio e a perenidade da organização no mercado, logo, a Uniocon Consultoria e Assessoria em Gestão Empresarial guiará o empresário e toda a sua equipe rumo à longevidade e à otimização de sua atividade.
Uma das principais formas de alavancar o crescimento de uma empresa, sair de uma crise ou adaptar-se a novas realidades é contar com a orientação de profissionais especializados. Assim, a assessoria em gestão de negócios é uma das principais soluções para tais cenários.
A assessoria em gestão de negócios pode ser contratada por todo tipo de empreendimento, independentemente do ramo de atuação ou porte da empresa. Afinal, o uso de métodos corretos de administração e gestão eficiente são fundamentais para proporcionar o sucesso.
A assessoria em gestão de negócios pode proporcionar diversos benefícios para a empresa que busca o serviço. Entre eles estão:
1. Ampliação de receitas e redução de despesas;
2. Ampliação de horas para o planejamento estratégico;
3. Otimização de processos;
4. Informatização e controles:
5. Melhorar a estrutura organizacional.
Para que seja bem feita, a assessoria em gestão de negócios deve ser dividida em algumas etapas. Inicialmente, é preciso realizar uma avaliação da empresa, fazendo uma revisão dos métodos e rotinas administrativas que estão sendo utilizadas na empresa, após essa avaliação teremos as rotinas que estão sendo aplicadas e ajustaremos a rotinas a serem implantadas, criando os índices, métricas, indicadores e relatórios que vão gerar todas as informações para o planejamento estratégico. Assim, é possível aumentar a governança e, consequentemente, obter melhores resultados.
Sempre lembrando que no principal foco é o planejamento estratégico e sabemos que para isso as rotinas precisam estar muito bem definidas, alinhadas e bem executadas e tendo um acompanhamento periodicamente das mesmas. Nós da Unicon teremos um monitoramento abrangente de todas as tarefas e rotinas que estão sendo executas dentro da empresa, podendo assim antecipar os atrasos ou a mal execução das mesmas, através de feedback e criando novas tarefas para que elas sejam corrigidas. Dessa forma conseguiremos auxiliar os gestores para que eles foquem no crescimento e melhoria da empresa, sobrando mais tempo para as tomadas de decisões e criando novas estratégicas para a empresa.
Para que tudo isso seja possível, contamos com metodologias de gestões administrativas que serão aplicadas no dia a dia da empresa uma delas é o PDCA (Planejamento, Desenvolvimento, Controle e Ação) e também disponibilizamos para nossos clientes um sistema operacional de criação e acompanhamento dessas rotinas e tarefas, onde todas os departamentos e os colaboradores envolvidos possam atender a demanda nele inserido e as pessoas responsáveis podem acompanhar e inserir novas rotinas, podendo alinhar as tarefas mal executadas através de resposta que ficarão contidas nas rotinas ou tarefas a serem executadas ou pendentes. O sistema também possibilita inserir documentos e relatórios para as tomadas de decisões das pessoas responsáveis e também gerará métricas e informações para a avaliação das rotinas se foram feitas de maneiras adequadas ou se as próprias rotinas estão sendo eficazes.
Conduzindo para o fechamento do mês, onde acompanharemos e orientaremos os gestores a execução do planejamento estratégico onde temos como principal metodologia o Balanced Scorecard (BSC), através de mapas de planejamento e KPI que são indicadores chaves para cada planejamento desenvolvido. Explicaremos abaixo algumas de nossas metodologias aplicadas.
1. PDCA
O ciclo PDCA é uma das principais ferramentas de gestão da qualidade, a sigla origina-se do inglês e significa Planejar (P) verbo to Plan, Executar (D) verbo to Do, Verificar (C) verbo to Check e Agir (A) verbo to Action.
Esta ferramenta foi criada por Walter A. Shewhart, em 1920, mas tornou-se mundialmente conhecida quando William Edward Deming usou em 1950, por isso o mesmo também é conhecido como ciclo de Deming.
A premissa básica do ciclo PDCA é acompanhar a execução dos processos na empresa desde o seu planejamento, passando pela execução até a análise da eficácia dos resultados obtidos, onde parte-se para a ação de girar novamente o ciclo por meio da próxima execução do processo.
Devido a sua grande eficiência esta ferramenta é a base de vários sistemas e modelos de gestão da qualidade como, por exemplo, a ISO 9001 e o Modelo de Excelência da Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade. Nestes, cada prática, processo de gestão ou requisito da norma são analisados com base no ciclo PDCA.
A implementação do ciclo PDCA divide-se em quatro etapas, acompanhe a seguir:
Tudo começa com a etapa de planejamento, seja por meio do planejamento estratégico que é realizado periodicamente pela organização para determinar as ações estratégicas que a empresa realizará ao longo de um período, ou por planejamento de ações operacionais relativas às atividades de execução dos processos da empresa.
O planejamento nem sempre é estruturado com um planejamento estratégico, com planos de ação segundo a metodologia 5w2h, muitas das vezes os planejamentos são feitos empiricamente de acordo com as demandas, onde o gestor reúne-se com a equipe e juntos definem como irão realizar as atividades necessárias para a execução de um trabalho.
O nível de complexidade do planejamento vai depender do nível de maturidade da organização, se considera todas as variáveis necessárias para o planejamento ou apenas parte delas, se realiza registros ou não deste planejamento.
Ao analisar vários níveis de organizações torna-se possível perceber que por menos estruturado que pareça ser o planejamento, o mesmo está inserido no processo.
A grande vantagem do planejamento é evitar custos de desperdício e retrabalho ao longo da execução.
O que muitas vezes falta às organizações é ter essa percepção e começar a analisar os benefícios que a junção das quatro etapas desta ferramenta pode trazer para a empresa.
A etapa de execução consiste em colocar em prática o que foi planejado. A qualidade dos resultados obtidos ao longo da execução irá depender do quanto a empresa consegue colocar em prática aquilo que foi planejado.
É no momento da execução que a empresa irá empenhar os recursos, infraestrutura, pessoas, materiais e demais materiais necessários para a execução do processo. O planejamento adequado minimiza o desperdício destes recursos ao longo da execução.
Podemos dizer que é na execução a etapa crucial dos processos, pois será neste momento em que serão obtidos os resultados a serem analisados.
Na etapa de acompanhamento dos resultados é feita a verificação do processo realizando, neste momento são comparados os resultados obtidos com os resultados estimados.
O cruzamento destas informações resultará em um indicador de eficiência e eficácia do processo. É na etapa de acompanhamento dos resultados onde é mensurado o nível de cumprimento daquilo que foi planejado.
O processo de acompanhamento dos resultados é essencial para garantir que os recursos da empresa estão sendo bem aplicados. Imagine se após realizar por várias vezes o processo sem o devido acompanhamento percebe-se que houve uma falha na execução? O número de desperdícios pode ser reduzido drasticamente se houver um monitoramento dos processos à medida que os mesmos estão sendo realizados.
A última etapa do PDCA consiste em agir em torno dos resultados obtidos com o intuito de corrigir possíveis anomalias na execução do processo, ou até mesmo replicar ações que trouxeram resultados positivos.
A ação em torno dos resultados é a grande responsável pela promoção da melhoria contínua e aprendizado organizacional.
Por exemplo, imagine que após planejar, executar e acompanhar os resultados obtidos, verifica-se que a equipe necessita de um treinamento para melhorar a performance na execução do processo, a ação de realizar um planejamento será a grande responsável por fazer com que o processo seja melhorado.
O princípio da melhoria contínua parte do pressuposto de que a organização assim como os seus processos podem melhorar um pouco a cada dia.
Não significa que os processos nunca serão bons o suficiente, significa que as empresas que utilizam este princípio estão em constante processo de aprendizagem e inovação.
Lembrando que o conceito de inovação não se restringe a criar sempre algo novo, mas também melhorar aquilo que já existe.
Assim com a utilização do ciclo PDCA a empresa pode trabalhar continuamente visando a melhoria dos processos com base nos resultados obtidos e assim promover o aumento da eficiência e eficácia dos mesmos.
Balanced Scorecard (BSC) ou Indicadores Balanceados de Desempenho, em tradução livre, é uma ferramenta utilizada para a gestão estratégica em empresas.
Sua aplicação se dá especialmente para a mensuração do desempenho, o que ocorre através da análise dos objetivos, indicadores, metas e iniciativas estratégicas.
O acompanhamento deve ser realizado no longo prazo, servindo para avaliar se as metas estão sendo concretizadas de acordo com o esperado.
Também é útil para fazer ajustes conforme o necessário para melhorar os lucros.
Resumidamente, o Balanced Scorecard é um método que torna possível ao gestor traçar as estratégias certas para conseguir alcançar os objetivos previamente definidos.
Como veremos em seguida, isso depende de uma abordagem em quatro perspectivas.
Mas para que funcione, não apenas os líderes da organização precisam conhecer e compreender a ferramenta, como também todos os seus colaboradores.
Balanced Scorecard (BSC) ou Indicadores Balanceados de Desempenho, em tradução livre, é uma ferramenta utilizada para a gestão estratégica em empresas.
Sua aplicação se dá especialmente para a mensuração do desempenho, o que ocorre através da análise dos objetivos, indicadores, metas e iniciativas estratégicas.
O acompanhamento deve ser realizado no longo prazo, servindo para avaliar se as metas estão sendo concretizadas de acordo com o esperado.
Também é útil para fazer ajustes conforme o necessário para melhorar os lucros.
Resumidamente, o Balanced Scorecard é um método que torna possível ao gestor traçar as estratégias certas para conseguir alcançar os objetivos previamente definidos.
Como veremos em seguida, isso depende de uma abordagem em quatro perspectivas.
Mas para que funcione, não apenas os líderes da organização precisam conhecer e compreender a ferramenta, como também todos os seus colaboradores.
Melhor planejamento estratégico
O BSC é uma maneira lógica e estruturada de ajudar os gestores a garantir que todas as áreas da organização sejam abordadas de maneira fácil de entender.
Geralmente, esse modelo é visualizado em um Mapa Estratégico.
Isso facilita a identificação das relações de causa e efeito entre os diferentes objetivos estratégicos, além de melhorar a comunicação das táticas a serem adotadas.
Essa estrutura ajuda a manter seus objetivos no centro, usa indicadores específicos para monitorar o desempenho e segue iniciativas para acompanhar as ações.
Melhor comunicação e execução da estratégia
Nesse contexto, o mapa de estratégia é uma ajuda visual simples e fácil de entender, usada para alinhar todos os departamentos com o objetivo maior de atingir metas do negócio.
Quando implementado corretamente, o BSC ajuda os colaboradores a identificar os principais objetivos.
Também permite que eles entendam melhor os elementos estratégicos que precisam ser trabalhados e como os objetivos afetam uns aos outros.
Alinhamento entre os departamentos
Para executar bem um projeto ou plano de marketing, as empresas precisam garantir que todos os departamentos estejam trabalhando para os mesmos objetivos, não concorda?
O Balanced Scorecard facilita esse processo de alinhar todos os departamentos.
Afinal, ele acaba vinculando em cada um o objetivo estratégico às iniciativas que devem ser adotadas.
Melhor gestão da informação
O BSC ainda ajuda as empresas a criarem KPIs (Indicadores-chave de Desempenho) para seus diversos objetivos estratégicos.
Isso serve como um auxílio para elas evitarem perda de tempo e dinheiro.
Também possibilita que o foco fique apenas no que realmente seja relevante ser medido.
Por consequência, permite que a melhor tomada de decisão possa ser feita.
Na década de 1990, estudos desenvolvidos pelos professores norte-americanos Robert Kaplan e David Norton demonstraram que 85% dos executivos gastavam menos que uma hora por mês discutindo a estratégia de suas empresas; 60% das empresas não vinculavam orçamentos à estratégia; apenas 25% dos gerentes possuíam incentivos ligados ao alcance da estratégia organizacional e; somente 5% do nível operacional de trabalho tinha conhecimento da estratégia da empresa.
Kaplan e Norton perceberam que as empresas estavam sendo conduzidas a partir de olhares que remetiam ao seu presente e ao seu passado, mas com pouca dedicação a planejar o futuro. Para solucionar este gargalo que engessava as empresas de elaborarem um planejamento de longo prazo, eles desenvolveram uma ferramenta de Gestão Estratégica que se tornou conhecida pelo nome Balanced Scorecard ou BSC.
A implementação do Balanced Scorecard é feita a partir da tradução da estratégia em um mapa estratégico, no qual ficam ranqueados os objetivos estratégicos do empreendimento, acompanhados de metas e indicadores necessários ao alcance de cada objetivo descrito.
O mapa facilita que o Planejamento da empresa saia do papel porque permite monitorar o desempenho de todas as partes envolvidas no desenvolvimento da empresa em direção aos objetivos estratégicos, sendo possível avaliar periodicamente o processo de implementação e revisar/ ajustar as estratégias, sempre que for identificado algum desvio. Por esta habilidade, o BSC conseguiu preencher a lacuna antes deixada pela grande maioria dos sistemas gerenciais, que é a falta de um processo sistemático para implementar e obter feedback sobre as estratégias utilizadas.
A implementação do Balanced Scorecard envolve intensamente todas as partes da empresa. Todos os departamentos, setores e colaboradores são conectados no mapa estratégico definido. A cada uma das partes são delegadas tarefas e funções que se conectam aos objetivos estratégicos e às metas, e todos envolvidos ficam mais cientes a respeito de sob quais condições a sua função ou cumprimento de certas atividades na empresa colaboram para a que a instituição alcance seus objetivos de curto, médio e longo prazo.
Por isto, o BSC consegue gerar um clima de mobilização de lideranças para iniciar um processo de mudança cultural e proporciona maior engajamento dos colaboradores. O alinhamento da toda a organização e dos processos à estratégia permite a criação de um ambiente altamente produtivo, que gera motivação, conscientização e educação do comportamento das pessoas em direção à estratégia da empresa.
O BSC permitiu materializar estratégias de longo prazo nas empresas, sustentadas a partir de um sistema de gestão, comunicação e medição de performance que abrange e inter-relaciona todos os níveis da organização. Este método foi revolucionário por agregar ao indicador financeiro, outros indicadores de gestão de desempenho que conseguem medir ativos intangíveis das empresas, os quais geram valor para a instituição a longo prazo, como seu nível de organização, suas habilidade e competências, sua tecnologia da informação, entre outros atributos intangíveis da empresa que tornam maior o seu valor de mercado a curto, médio e longo prazo.
Uma resposta curta seria: trata-se de uma estrutura de execução de estratégias. Tendo dito isso, precisamos entender que não há um acordo universal sobre o que é estratégia, ou sobre as formas de rastrear sua execução.
Por vezes, o Balanced Scorecard é definido como um meio de articular a estratégia, traduzi-la para os funcionários de atendimento e garantir que essas ideias sejam executadas com sucesso.
O termo correto é “Balanced Scorecard” ou “BSC.” Seria errado escrever conjunto de indicadores de desempenho (em letras minúsculas), Conjunto de Indicadores de Performance, BSc, bsc etc.
A ideia foi sugerida pela primeira vez no início dos anos 90, pelos drs. Robert Kaplan e David Norton. O site do Instituto do Balanced Scorecard é um ponto de referência obrigatória para informações históricas, bem como para conselhos práticos sobre o BSC.
Qualquer organização tem uma estratégia, mesmo pequenas empresas e pessoas físicas; portanto, com algumas modificações, o Balanced Scorecard pode ser usado por qualquer organização, incluindo organizações sem fins lucrativos. Segundo um estudo do Grupo Gartner, mais de 50% das grandes organizações adotaram o Balanced Scorecard.
A raiz do problema é que o quadro estratégico nas mentes dos gestores de alto escalão não é o mesmo que uma imagem nas mentes dos funcionários de nível de atendimento. Os estudos do Relatório do Conjunto de Indicadores de Colaboração mostram que mais de 95% dos funcionários não entendem a estratégia de uma organização. Isso leva as organizações a uma execução menos eficiente e eficaz.
O BSC supostamente ajuda a resolver esse problema, alinhando metas de nível superior com ações de nível de atendimento e, assim, tornando o processo de execução da estratégia mais rastreável.
Aqui temos mais fatos sobre o Balanced Scorecard, os quais esclarecem o quanto ele é usado e quais problemas ele resolve.
Em suas versões anteriores, parecia mais uma estrutura de medição de desempenho, na qual as medidas (não necessariamente os principais indicadores de desempenho) desempenhavam um papel significativo. Atualmente, as medidas são responsáveis pelo acompanhamento da execução da estratégia, mas eu diria que a parte principal é um mapa estratégico com metas comerciais conectadas por links de causa e efeito. As métricas ainda estão lá, mas elas não são o principal objetivo do jogo.
Vou simplificar, mas, ao meu ver, esses são os três princípios mais importantes:
Varia de empresa para empresa e de consultor para consultor. Isso é o que recomendamos para a execução da estratégia, no geral, e para o Balanced Scorecard, em particular.
O Balanced Scorecard é um termo que está na moda. Como acontece com qualquer termo que pegou, algumas confusões são inevitáveis. Um conjunto de mais de 100 KPIs não é um BSC, é um indicador de KPI. Seria mais correto chamar essas ferramentas comerciais de um painel ou simplesmente de um indicador de desempenho. Assim, a diferença entre um painel e um indicador de desempenho fica bem clara.
Os executivos de negócios sempre usam uma combinação de várias ferramentas. Existem estruturas que abordam o problema do planejamento estratégico e de execução: Hoshin Kanri, 7-S, OKRs, Geração de Modelos Comerciais (vide o livro de Yves Pigneur e Alexander Osterwald). E, com certeza, existem muitas outras ferramentas de suporte como o SWOT, análise de lacunas, avaliação de riscos etc. Na prática, há sempre uma mistura de diferentes ferramentas de negócios.
Na minha opinião, a resposta é “sim”. Caso contrário, corre-se o risco de gastar mais tempo no projeto e ainda enfrentar problemas de motivação. Confira nosso guia de compras para o software de execução de estratégias.
Uma nota de bom senso: antes de acessar as ferramentas de automação, você precisa ter certeza sobre sua estratégia e metas comerciais.
De acordo com nossas pesquisas informais, o maior desafio é a motivação para começar a usar e continuar usando o Balanced Scorecard. Neste artigo, discutimos como resolver o problema. Outro grande desafio é encontrar medidas de desempenho adequadas (vide a próxima pergunta).
Primeiramente, seria recomendável entender a diferença entre métricas, medidas e KPIs. O maior erro seria pegar indicadores de desempenho de alguma lista na Internet. Em vez disso, concentre-se primeiro nas metas de negócios e os indicadores aparecerão naturalmente. Aqui está o processo para os KPIs que recomendamos.
A ideia de cascata (no caso do Balanced Scorecard também é chamado de “alinhamento”) tem a ver com a tradução dos objetivos do alto escalão para os níveis mais baixos (e vice-versa). A ideia-chave é que o cascateamento é feito por metas comerciais, e não por KPIs. Aqui você encontrará exemplos de algumas abordagens típicas para o cascateamento.
Não há regras específicas para nichos de negócios específicos. As ideias orientadoras que os estrategistas usam para uma empresa de varejo são semelhantes às ideias que se usarão para uma empresa hoteleira. Ainda assim, ter alguns exemplos é sempre uma boa ideia.
